productividad

La productividad según la Wikipedia, es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. Es decir cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo será el sistema. En realidad es el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida.

1. Aplaza la lectura del correo electrónico

Hoy en día el correo electrónico está presente en todo momento y en diferentes plataformas, bien sea un portátil, un ordenador de sobremesa o un teléfono móvil. Dedicar nuestras energías al principio de nuestra jornada a revisar, leer y descartar multitud de mensajes nos hace malgastar energías y también tiempo. Sí aplazamos esta costumbre a última hora de la mañana, siempre y cuando sea posible, nos permitirá concentrar nuestras horas de mayor energía para realizar las tareas más importantes.

2. Si tienes que comenzar un proyecto, no lo dejes esperar

Evita esperar las condiciones perfectas para lanzar un gran proyecto. Actuar de manera inmediata alimenta un bucle de retroalimentación muy positivo que impulsa más la acción.

3. Los grandes objetivos liberan energía

Programa tus objetivos de manera clara y concisa y dedícales al menos 5 minutos cada mañana.

4. Céntrate en un único objetivo

Una de las principales habilidades de emprendedores de éxito es su habilidad para concentrarse en lo más importante. Selecciona un objetivo y trabaja solo para ese objetivo, más de lo que cualquiera pueda hacer. Centrarse en desarrollar las prioridades más importantes tiene consecuencias muy positivas.

5. Acorta y define de manera estricta la duración de las reuniones

A menudo las reuniones monotemáticas y reuniones que no son operativas hacen perder mucho tiempo. Una reunión de un máximo de una hora y 30 minutos debería ser suficiente tiempo, la mitad de la reunión se dedica a presentar y la otra mitad a debatir. Algunos gerentes, con acierto, acortan el tiempo solicitado para una reunión a la mitad, para forzar que la reunión sea breve, clara y concisa. Las reuniones son vampiros del tiempo, un mal endémico que hacen que la productividad se vaya por el desagüe.

6. Instaura costumbres productivas

Esto es muy útil para automatizar comportamientos que nos hacen ser más productivos, sin agotar energías innecesarias. Por ejemplo; prioriza diariamente una tarea que se tiene que completar en el día, de esta manera comienzas tu jornada concentrado en esa tarea. Esto es una forma de encarar el día, sabiendo que como mínimo, habrás completado una tarea importante, aprovechando los momentos de mayor energía y de menores distracciones.

7. Madrugar

Un dicho popular: «A quien madruga Dios le ayuda». Muchos directivos de grandes empresas se levantan antes de las 6 de la mañana. Utilizan las mañanas para estirar el día. Mientras la mayoría duermen, otros ya están despiertos y sacando trabajo adelante. Una manera de conseguirlo es ir proponiéndote pequeñas metas, como por ejemplo, levantarte 15 minutos antes cada día e incrementar gradualmente ese tiempo para conseguir, en un plazo razonable, levantarte una hora o dos antes.

8. Agrupa las interrupciones

Intenta ver cómo conseguir que otros miembros de tu equipo agrupen todas las dudas o temas que no son urgentes, de forma que no te distraigan con interrupciones que no aportan ningún valor.

9. Ponte en forma

Oxigena tu salud mental y mejora tu salud física. Tener una buena condición física te dará mucha energía y te ayudará a mantener tú concentración y a multiplicar tu creatividad.

10. Toma nota de todas las ideas creativas

La mayoría de los líderes y emprendedores son visionarios con una fuente de ideas inagotable. Sin embargo son personas muy ocupadas y capturar todas estas ideas puede resultar un desafío. El uso de aplicaciones externas como Evernote puede resultar muy útil.

11. Utiliza la tecnología

Existen en el mercado numerosas aplicaciones que pueden incrementar de una manera muy efectiva tu productividad. Algunas herramientas populares, incluso gratuitas, como por ejemplo Dropbox qué sirve para almacenar tus ficheros en la nube y puedes acceder desde cualquier dispositivo con Internet. También Skype es una herramienta interesante para llamadas y videoconferencia, para estar en contacto con tu equipo, reuniones virtuales. También hay herramientas para gestionar proyectos, como por ejemplo Trello o Wrike, que incluyen siempre versiones gratuitas y planes con precios económicos. La mayoría de estas herramientas además se pueden utilizar desde un teléfono móvil.

12. No escribas, dicta

Las herramientas de reconocimiento de voz han avanzado mucho. Para los usuarios de Apple existe Siri, que además de ser un asistente, se puede utilizar para dictar y funciona bastante bien. Google también tiene su propio sistema de reconocimiento de voz muy avanzado y potente. Es una forma increíblemente productiva y eficaz, que te permite ahorrar muchísimo tiempo. Si en lugar de tener que teclear un texto largo, simplemente tienes que hablar y el sistema a través del reconocimiento de voz capta lo que dices, sólo tendrás que revisar y repasar.